Opisujemy stan prawny na 17 października 2026 roku dla spółek z rokiem obrotowym równym kalendarzowemu. Przy innym roku obrotowym terminy przesuwają się odpowiednio. Przy konkretnej wypłacie warto skonsultować się z doradcą podatkowym albo prawnikiem spółki.
Wypłata dywidendy krok po kroku
Krok 1. Zysk w sprawozdaniu finansowym
Dywidendę wypłaca się z zysku, który wykazuje sprawozdanie finansowe. Zarząd sporządza je w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ustawy o rachunkowości), czyli do końca marca. Od 2018 roku sprawozdanie ma formę elektroniczną, w strukturze logicznej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Gdy sprawozdanie podlega badaniu, przed zatwierdzeniem potrzebne jest też sprawozdanie biegłego rewidenta.
Krok 2. Zatwierdzenie sprawozdania
Sprawozdanie zatwierdza organ właścicielski w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ustawy o rachunkowości), czyli do końca czerwca. W sp. z o.o. robi to zwyczajne zgromadzenie wspólników (art. 231 KSH), w spółce akcyjnej zwyczajne walne zgromadzenie (art. 395 KSH). To samo zgromadzenie udziela absolutorium członkom organów i decyduje o zysku albo stracie.
Krok 3. Uchwała o podziale zysku
Uchwała wskazuje, ile zysku idzie do wspólników, a ile na kapitał zapasowy lub inne cele. Kwota do wypłaty ma górny limit z art. 192 KSH (sp. z o.o.) i art. 348 KSH (SA): zysk za ostatni rok obrotowy powiększony o niepodzielone zyski z lat ubiegłych i kwoty z kapitałów zapasowego i rezerwowych utworzonych z zysku, które mogą być przeznaczone na dywidendę, pomniejszony o niepokryte straty, udziały lub akcje własne i kwoty, które ustawa albo umowa każe przeznaczyć na kapitały. Przykładowe brzmienie i części uchwały opisujemy na stronie uchwała o podziale zysku.
Krok 4. Dzień dywidendy
Dzień dywidendy to dzień, według którego ustala się listę uprawnionych do wypłaty. W sp. z o.o. wskazuje go uchwała wspólników, a gdy go nie wskaże, jest nim dzień podjęcia uchwały (art. 193 KSH). W spółce akcyjnej walne może wyznaczyć go na dzień uchwały albo w ciągu kolejnych trzech miesięcy (art. 348 KSH).
Krok 5. Dzień wypłaty
Termin wypłaty także określa uchwała. W sp. z o.o., jeśli uchwała go nie wskazuje, termin ustala zarząd. Spółka przelewa pieniądze wspólnikom według udziałów, chyba że umowa spółki przewiduje inny podział, na przykład uprzywilejowanie co do dywidendy (art. 174 KSH, do połowy więcej niż na udziały nieuprzywilejowane).
Krok 6. Pobranie podatku przez płatnika
Od dywidendy wypłacanej osobie fizycznej płatnik pobiera 19 procent zryczałtowanego podatku (art. 30a ust. 1 pkt 4 i art. 41 ust. 4 ustawy o PIT) i wpłaca go do urzędu skarbowego do 20. dnia następnego miesiąca. Po roku składa deklarację PIT-8AR do końca stycznia, a nierezydentom wystawia informację IFT-1R. Przykład: wspólnik z 40 procentami udziałów przy wypłacie 250 000 zł dostaje 100 000 zł brutto, spółka pobiera 19 000 zł podatku, na konto trafia 81 000 zł. Wspólnik będący spółką kapitałową może korzystać ze zwolnienia z CIT po spełnieniu warunków ustawy. Szczegóły na stronie podatek od dywidendy.
Krok 7. Dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych
W ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania zarząd składa do Repozytorium Dokumentów Finansowych sprawozdanie, uchwałę o jego zatwierdzeniu i uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty, a gdy sprawozdanie podlega badaniu, także sprawozdanie z badania (art. 69 ustawy o rachunkowości). Z tych dokumentów liczymy wypłaty w serwisie: uchwała daje kwotę dokładną, a rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym pozwalają sprawdzić lub wyliczyć wypłatę, gdy uchwały brak.
Terminy w jednej tabeli
| Etap | Termin przy roku kalendarzowym | Podstawa |
|---|---|---|
| Sporządzenie sprawozdania | do 31 marca | art. 52 ustawy o rachunkowości |
| Zatwierdzenie sprawozdania i podział zysku | do 30 czerwca | art. 53 ustawy o rachunkowości, art. 231 i 395 KSH |
| Dzień dywidendy | wskazany w uchwale (w SA do trzech miesięcy od uchwały) | art. 193 i 348 KSH |
| Dzień wypłaty | wskazany w uchwale albo przez zarząd sp. z o.o. | art. 193 i 348 KSH |
| Wpłata podatku przez płatnika | do 20. dnia miesiąca po wypłacie | ustawa o PIT |
| Złożenie dokumentów do RDF | 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania | art. 69 ustawy o rachunkowości |
| Deklaracja roczna płatnika PIT-8AR | do końca stycznia następnego roku | ustawa o PIT |
Sp. z o.o., SA i spółka publiczna
Kolejność kroków jest ta sama, ale szczegóły zależą od formy spółki.
- Spółka z o.o. Uchwałę podejmuje zgromadzenie wspólników, a jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie, także bez odbywania zgromadzenia. Wypłatę robi zwykle zarząd przelewem na konta wspólników, a spółka sama pobiera podatek jako płatnik. Szczegóły, w tym przypadki jednoosobowej spółki, opisujemy na stronie dywidenda w spółce z o.o.
- Spółka akcyjna poza giełdą. Uchwałę podejmuje walne zgromadzenie. Lista uprawnionych wynika z rejestru akcjonariuszy, a podatek co do zasady pobiera spółka jako płatnik.
- Spółka publiczna. Terminy muszą uwzględniać zasady Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych. Spółka ogłasza rekomendację zarządu, projekty uchwał i podjęte uchwały w raportach bieżących. Pieniądze trafiają na rachunki maklerskie przez KDPW, a podatek pobiera dom maklerski. Inwestor musi mieć akcje na rachunku w dniu dywidendy, czyli przy T+2 kupić je najpóźniej dwa dni sesyjne wcześniej. Daty z uchwał zbieramy w zestawieniu kalendarz dywidend.
Zaliczki na poczet dywidendy
Spółka może wypłacić wspólnikom część pieniędzy przed zatwierdzeniem sprawozdania za bieżący rok, jako zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy (art. 194 i 195 KSH w sp. z o.o., art. 349 KSH w SA). Warunki są wspólne w zarysie: umowa spółki lub statut musi upoważniać zarząd, zatwierdzone sprawozdanie za poprzedni rok obrotowy musi wykazywać zysk, spółka musi mieć wystarczające środki, a zaliczka nie może przekroczyć połowy zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, z dalszymi ograniczeniami z ustawy. Gdy po końcu roku okaże się, że zysku jest mniej, niż zakładano, zaliczka może przekroczyć należną dywidendę i trzeba ją rozliczyć. Podatek od zaliczki pobiera się tak samo jak od dywidendy.
Wypłata niezgodna z prawem
Wypłata ponad limit z art. 192 KSH, bez zatwierdzonego sprawozdania, bez uchwały albo wbrew umowie spółki jest nieprawidłowa. Zgodnie z art. 198 KSH wspólnik, który otrzymał taką wypłatę, musi ją zwrócić spółce. Za zwrot odpowiadają solidarnie z nim członkowie zarządu winni wypłaty. W spółce akcyjnej podobne zasady wynikają z przepisów o zwrocie świadczeń otrzymanych wbrew prawu lub statutowi.
Najczęstsze błędy w praktyce to wypłata przed zatwierdzeniem sprawozdania, pominięcie niepokrytych strat z lat ubiegłych przy liczeniu limitu oraz wypłata zaliczek bez upoważnienia w umowie spółki. Każdy z nich można wychwycić, porównując uchwałę z bilansem z tego samego roku.
Historię wypłat dowolnej spółki z KRS, ze źródłem każdej kwoty, sprawdzisz w serwisie po wpisaniu nazwy lub numeru KRS na stronie głównej.